Comment rédiger un mail de relance efficace ?

L’une des meilleures pratiques en tant que vendeur est d’assurer du suivi des clients potentiels. Un email de relance bien rédigé peut aider à élargir la clientèle de l’entreprise. Il s’agit d’une stratégie fiable pour gagner des clients potentiels et restaurer les contacts inactifs. Mais quelles sont les bonnes pratiques pour utiliser ce canal à bon escient ? Découvrez dans cet article, tout ce qu’il faut savoir sur l’email de relance.

À quoi servent les e-mails de relance ?

Bien que les emails de relance soient très courants aujourd’hui, ils peuvent provenir d’intentions commerciales différentes. En d’autres termes, les courriels de relance peuvent être envoyés à différentes fins.

Éliminer les obstacles que les clients potentiels ou les clients peuvent rencontrer

Si certains de vos clients ne vous ont pas recontacté après la première demande, il peut y avoir plusieurs raisons :

• Les clients potentiels n’ont pas eu le temps d’étudier votre proposition,
• ils ont oublié votre proposition, etc.
• Ils peuvent également ne pas avoir besoin d’utiliser le produit ou le service immédiatement.
• Ils attendent que l’entreprise le lui demande, ou ils n’osent peut-être pas vous donner d’informations, car ils ont peur d’être harcelés ou se sentent obligés de faire un achat.
• Ils n’ont pas de budget ou ils pensent que votre proposition est trop chère.

Quels que soient les obstacles auxquels le client est confronté, l’un des objectifs de l’email  de relance est de faire avancer le client pendant le processus d’achat. Cela inclut, par exemple, des questions ou des arguments ciblés pour identifier les problèmes. Si vous ne recevez aucun retour du destinataire, veuillez envisager de le réenvoyer de manière personnalisée et intelligente. L’envoi d’emails de relance peut transformer des clients potentiels en clients ou les faire avancer lors de votre achat.

Comprendre les intentions des prospects et clients pour gagner en efficacité et en temps

Les lettres de relance peuvent également être utilisés pour comprendre où en est le client dans le processus d’achat.

Ensuite, vous pouvez observer différentes situations : les clients potentiels sont toujours intéressés et passent du temps à s’informer, à réfléchir, à faire face à des obstacles, etc. Dans ce cas, comme évoqué précédemment, le but sera d’identifier ces obstacles afin d’en faire des leviers. Si les clients ne sont plus intéressés, dans ce cas, la relance peut améliorer vos performances et c’est votre chance de découvrir la raison de ce désintérêt. Aussi, en évitant de redémarrer ce lead, vous gagnerez du temps à l’avenir.

Quelles sont les règles de rédaction des emails de relance client ?

Plusieurs entreprises utilisent le courrier électronique pour communiquer rapidement avec les clients. De même, les créanciers peuvent l’utiliser pour recouvrer des créances. Ces courriers ont plusieurs fonctions. Ils jouent le rôle d’information, de fidélisation, de markéting, ou de clients potentiels. Par conséquent, les entreprises peuvent utiliser le courrier électronique pour :

• Susciter l’intérêt des clients de manière intelligente ;
• Laisser les clients acheter leurs produits ;
• Élargir sa clientèle ;
• Transformer les clients potentiels en clients ;
• Un avis.

Cependant, leur rédaction doit suivre certaines règles pour les rendre plus efficaces.

Comment afficher un bon email de relance ?

Les emails  de relance conçus pour être efficaces doivent respecter un certain nombre de règles.

Une ligne d’objet rassurant et crédible

Cette partie de l’email de relance se fait après sélection du destinataire et c’est très important. En effet, les messages sans ligne de rappel finiront par apparaitre directement dans le dossier spam du destinataire. De même, le premier élément qu’un internaute voit dans la boite de réception est la ligne d’objet. Par conséquent, il peut décider de l’ouvrir à ce moment-là. C’est pourquoi il doit rester passionnant et susciter la curiosité des lecteurs. Il doit aussi être crédible et rassurant, afin de ne pas convaincre les gens d’arnaques.

Une formule de politesse personnalisée

Comme pour toutes les lettres, la formule de politesse est utilisée lors de la rédaction des emails  de relance. Afin d’attirer son attention, la société peut appeler le client par son nom. Si le destinataire est connu, elle peut simplement rappeler quelques détails des échanges précédents.

Un accroche et un contexte précis, clair et direct

Cette partie est toujours la partie la plus importante de l’email de relance. Il est subdivisé en quatre (4) parties. En premier, il doit être chaleureux, comme cette phrase : « J’espère que vous allez bien. » La lettre de relance doit contenir des informations claires, directes et précises. En le lisant, le destinataire sait ce que l’expéditeur l’invite à faire. Voici quelques formules utilisées :

• Je vous contacte sur la base de notre conversation précédente… ;
• Je vous écris à cause de… ;
• Je vous envoie ce mail pour…

En commençant ainsi, l’attention du lecteur sera attirée et il connaitra le contenu du message.

Une disposition bien ajustée

Pour rendre les emails de relance agréables à lire, il est recommandé de sauter des lignes pour aérer le texte. Cela facilite la lecture pour votre interlocuteur.

Les polices en gras et les listes à puces sont des outils efficaces pour rendre le texte plus facile à comprendre.

Un contenu personnalisé, simple et facile à comprendre

Il est fortement recommandé que le contenu soit concis. Les entreprises doivent utiliser un vocabulaire simple et facile à comprendre.

Lors de la lecture des emails de relance, les clients doivent sentir qu’ils sont prioritaires et pris en compte. En fait, le contenu doit être concis et riche, sans modèles ni images. De même, les emails de relance doivent rappeler le contenu de l’email précédent et transmettre des informations exactes. Le contexte permet de rafraichir la mémoire du client et de le connecter. Cette partie de l’email de relance doit être simple afin de donner envie au lecteur de continuer à lire. Bref, il doit éveiller sa curiosité.

Par ailleurs, afin d’augmenter les chances de réponse, chaque message envoyé au client doit correspondre à sa personne. À la lecture, il doit se dire qu’il est le seul destinataire. PCRMS (Potential Customer Relationship Management Software) est toujours très efficace pour les emails personnalisés. C’est un logiciel intelligent et automatisé qui permet de générer des indices qualitatifs.

N’oubliez pas l’appel à l’action

Appel à l’action est appelé « call To action » en anglais, et il représente un lien, une phrase ou un bouton qui invite les lecteurs à passer à l’action. Cela peut les inciter à cliquer sur un bouton, à les amener au formulaire d’inscription ou à prendre rendez-vous.

Une fermeture cohérente et conviviale

Cette partie est la dernière étape de l’email de relance. Il doit être convivial et cohérent avec le ton du reste du contenu. Si vous commencez à écrire sur un ton formel, la fermeture des e-mails de relance devrait également être formelle. Les termes polis doivent être encouragés, tels que « Bonne journée » ou « dans l’attente de votre retour », mais au détriment de tout ce qui inclut « Meilleures salutations ».

Quelques exemples d’e-mails de relance

1. Prenez rendez-vous

Le mail de relance est simple et il peut bien fonctionner. Un conseil simple : lorsque vous demandez à rencontrer des clients potentiels, proposez une date et une heure ! Il sera plus disposé à vous répondre !

Bonjour [nom],

Je vous contacte au sujet du devis [type de produit] que nous vous avons fourni le **/**/20 **. Je veux voir avec vous si cela vous convient et comment nous pouvons vous aider.

Puis-je vous appeler à 14 h ce vendredi (**/**) ? Ou, ce jeudi (**/**) à 10 h ? Si vous le souhaitez, je serai libre la semaine prochaine.

Au revoir [signer]

Cet exemple simple d’email de relance attirera la curiosité et l’attention de votre interlocuteur, et augmentera votre taux d’ouverture et de réponse.

2. Donnez suite à un projet

Voici un autre exemple pour donner suite au projet urgent d’un client :

Bonjour [nom],

J’espère que tout se passe bien et que vos vacances se passent bien.

Je vous écris à propos du projet ***, nous avons besoin de : *** *** *** afin de respecter le délai.

Pouvez-vous m’envoyer tout cela cette semaine ?

Ainsi, nous pouvons terminer cette partie du projet à temps.

Au revoir [signer]

3. Exprimez l’importance des clients potentiels

Voici un exemple de mail de relance pour prouver aux clients potentiels à quel point il est important pour vous :

Bonjour [nom],

Nous n’avons pas été en contact depuis un moment. Sachant que vous avez beaucoup de travail à faire à cette période de l’année, je ne veux pas vous déranger.

Je vous écris au sujet du dossier xxx, pouvez-vous en discuter avec votre responsable ?

Au revoir [signer]

Ici, vous prouvez que vous appréciez les clients potentiels. Ensuite, cela permettra d’établir un sentiment de confiance et une relation privilégiée.

4. Vérifiez l’interlocuteur

Vous ne savez peut-être pas si vous parlez à la bonne personne. De plus, cela peut être la raison pour laquelle votre interlocuteur n’a pas répondu. Dans ce cas, il peut être utile de vérifier.

Bonjour [nom],

Cet email a été envoyé après le message précédent concernant xxx. Je n’ai pas reçu votre réponse, peut-être voulez-vous en savoir plus ?

Si ce dossier ne relève pas de votre responsabilité, qui me suggérez-vous de contacter ?

Au revoir. [signer]

En bref, les e-mails de relance doivent s’adapter au type de contact et de relation que vous souhaitez établir avec eux. De plus, pour lire ces nouvelles, elles doivent être à jour, et au point. L’objectif est de faire gagner du temps de lecture aux clients potentiels tout en disposant d’informations solides.

Quand envoyer des e-mails de relance ?

Les clients ou les clients potentiels peuvent être opprimés par des e-mails de relance. Ces personnes auront alors le droit de vous demander de ne plus recevoir de messages de votre part. Cependant, comme nous l’avons vu, les entreprises d’aujourd’hui ne peuvent pas manquer d’envoyer ces e-mails sinon elles peuvent perdre des opportunités de vente. Il est donc très important de respecter un timing précis. En effet, ces envois doivent être suffisamment fréquents pour éviter que l’entreprise ne soit oubliée, mais suffisamment rares pour ne pas être dérangés.

Voici quelques règles à suivre pour optimiser les campagnes d’email de relance :

• Répondez rapidement et répondez aux demandes le plus rapidement possible. En effet, la majorité des prospects e-commerce se refroidissent en seulement une heure.
• Envoyez jusqu’à 3 à 5 e-mails sous 30 à 45 jours
• Ne laissez pas les messages de relance à plus de 10 jours d’intervalle pour éviter d’être oublié
• Soyez logique et adaptez-vous à l’objectif. Par exemple, pour les évènements BtoB, n’envoyez pas d’e-mails le weekend, car le lundi sera submergé par un grand nombre d’autres demandes. Il peut être amusant d’envoyer des messages le matin du jour ouvrable, car c’est l’heure de la journée ou l’heure de la boite et du plus grand nombre de consultations.
• Pour les activités BtoC, pensez au timing en fonction du comportement et des habitudes de la cible. Par exemple, s’il s’agit généralement d’une femme avec des enfants, le mercredi peut être le jour préféré. Autre exemple, s’ils sont employés d’une usine, ils ne vérifieront pas leurs boites aux lettres pendant les heures de travail et ainsi de suite. Dans l’ensemble, les recherches de Smart Insigh montrent qu’en moyenne, les e-mails envoyés avant midi le mardi sont les plus efficaces.

Simplifiez la livraison de vos emails avec l’automatisation du marketing

Envoyer le bon message à la bonne personne au bon moment peut vite devenir un casse-tête. Pour vous aider, il y a le markéting automation. Cette interface informatique vous permettra ensuite d’envoyer une série d’e-mails automatisés en fonction du parcours d’achat du client potentiel. Il y a plusieurs avantages ici :

• Le markéting automation vous permet de planifier toutes les tâches à l’avance et de gagner du temps ;
• Vous n’avez pas à réécrire les e-mails , les adresses et les noms de chaque client potentiel.
• Tous ces éléments sont automatisés et différentes données sont traitées par un logiciel.
• L’e markéting automation intègre toutes les mises à jour statiques dont vous avez besoin sur une seule plateforme en temps réel.
• Il n’y a plus de demandes en suspens.
• En effet, bien que « l’agent artificiel » puisse être occupé, absent, distrait, etc., la plateforme ne laissera aucune faille dans la requête.
• Enfin, le markéting automation permet de répondre immédiatement aux demandes.

Bref, le markéting automation vous permettra d’automatiser en continu l’approvisionnement et la qualification des prospects et clients. Cela vous fera gagner du temps et la plateforme continuera à fonctionner même pendant vos vacances ou vos weekends.