Extrait Kbis : comment l’obtenir gratuitement ?

Jusqu’en 2020, il était impossible d’obtenir un extrait Kbis gratuitement. Avant cette date, pour obtenir un extrait Kbis, il fallait obligatoirement commander sur place (au greffe), par courrier ou par voie électronique. Le greffe du tribunal de commerce facturait de quelques euros la mise à disposition de ce document.

Actuellement, il est possible d’obtenir un extrait Kbis de façon gratuite à travers la plateforme MonIdenum. Mais la demande de ce document doit émaner de l’entreprise et la concerner. Il existe toutefois des solutions alternatives pour obtenir l’extrait Kbis d’une autre entreprise gratuitement.

Extrait Kbis : qu’est-ce que c’est ?

Remis lors de l’immatriculation de l’entreprise au RCS (Registre de commerce et des sociétés), un extrait Kbis est un document attestant la légalité d’une société commerciale. Il est la véritable carte d’identité de l’entreprise. Un extrait Kbis comporte :

• Les informations relatives à votre entreprise mentionnées lors de la rédaction des statuts : raison sociale, dénomination sociale, forme juridique, domiciliation, capital social et devise, dirigeants, durée de vie de la société, etc.
• Le nom du greffe d’immatriculation.
• Le/les numéro(s) SIRET des établissements constituant votre société.
• Le numéro SIREN : il s’agit du numéro d’identification unique de votre entreprise.
• Et le code APE : il correspond à votre secteur d’activité.

Comment obtenir gratuitement l’extrait Kbis de son entreprise ?

Service proposé par le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce et Infogreffe, MonIdenum permet aux entreprises de se faire délivrer leur extrait Kbis gratuitement. Il s’agit d’une plateforme qui opère un rapprochement avec les données du RCS.

Service gratuit et sécurisé, MonIdenum vous permet, en tant que chef d’entreprise ou dirigeant, d’accéder à des services (reprendre une entreprise, agir en justice), y compris l’obtention d’un extrait Kbis ou K. De plus, le Kbis délivré par la plateforme MonIdenum a une valeur juridique contrairement à la majorité des autres solutions gratuites.

Pour obtenir le Kbis de votre société sur MonIdenum, vous devez créer un compte et l’activer sur son site officiel « www.monidenum.fr ».Pour cela, les étapes à suivre sont les suivantes :

• Rendez-vous sur la plateforme.
• En haut à droite, vous trouverez « Activer MonIdenum », cliquez dessus.
• Renseignez l’adresse email du chef d’entreprise ou du dirigeant et validez.
• Définissez votre mot de passe en respectant les critères (chiffre, lettre, caractère spécial et majuscule)
• Indiquez votre numéro de téléphone. Un code de confirmation vous sera ensuite envoyé via SMS.
• Envoyez un justificatif d’identité (carte d’identité, titre de séjour, passeport) et confirmez les informations.
• Confirmez le rapprochement automatisé des entreprises.

Lorsque vous avez finalisé votre inscription, vous pouvez récupérer l’extrait Kbis de votre entreprise gratuitement. Connectez-vous à votre compte MonIdenum, puis rendez dans la rubrique « Kbis et Performance ». Vous trouverez un bouton de téléchargement à côté du nom de votre entreprise, cliquez dessus. Un document sous format PDF s’ouvrira. Il s’agit de l’extrait Kbis de votre entreprise, que vous pouvez télécharger gratuitement.

Auto-entrepreneur : comment demander gratuitement un extrait K ?

Pour un auto-entrepreneur, le document légal est l’extrait K et non pas l’extrait Kbis. Mais comme toutes les sociétés commerciales et artisanales, les auto-entrepreneurs sont tenus de s’immatriculer auprès du RCS. Lors de son immatriculation, un extrait K lui sera attribué.

Au même titre que les dirigeants d’entreprise de société SARL, SAS, SASU, etc., les auto-entrepreneurs peuvent également procéder au téléchargement de leur extrait K sur le site MonIdenum. L’obtention de ce document se fait gratuitement sur la plateforme.

Si vous êtes auto-entrepreneur artisan, vous ne serez pas enregistré au RCS, mais au RM (Répertoire de métiers). Ainsi, pour obtenir votre extrait K, il vous faudra contacter le centre de formalités des entreprises (CFE) auquel vous êtes rattaché.

Comment obtenir gratuitement l’extrait Kbis d’une autre entreprise ?

Comme nous l’avons évoqué précédemment, la plateforme du Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce et d’Infogreffe ne permet que la récupération de l’extrait Kbis de son entreprise. De plus, pour y avoir accès, vous devez obligatoirement être le chef d’entreprise ou le dirigeant de la société. Autrement dit, vous ne pouvez obtenir l’extrait Kbis d’une autre société ou d’une société concurrente grâce à MonIdenum.

Certaines plateformes proposent toutefois cette prestation, comme le site Papers. Ce dernier vous permet de télécharger un « Extrait Papers » contenant les mêmes informations qu’un extrait Kbis. Toutefois, ce document n’a aucune valeur juridique. Il est juste fourni à titre informatif, comme en témoigne la mention figurant en bas de l’avis.

Le site Papers récolte toutes les données disponibles auprès des administrations et organismes officiels : BODAAC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales), INPI (Institut national de la propriété industrielle), INSEE (Institut national des statistiques et des études économiques), etc. D’ailleurs, cette plateforme va encore plus loin que le site infogreffe.fr. À titre d’exemple, Papers propose les comptes annuels et les documents juridiques de toutes les entreprises (procès-verbaux d’assemblées générales, statuts) en accès libre. Le site reprend également la liste des associés des entreprises et la liste des marques déposées.

Le Kbis est-il modifiable gratuitement ?

Malheureusement, MonIdenum ne vous permet pas encore de modifier gratuitement votre Kbis. Pourtant, le Kbis doit également être modifié si des changements surviennent dans votre entreprise, notamment pour :

• Une modification de forme juridique de votre société (SARL, SAS, EURL, etc.).
• Un changement de dénomination sociale de votre entreprise.
• Une augmentation du capital de votre entreprise.
• Un transfert de siège social de votre société.
• Un changement de dirigeant de votre entreprise.
• Une modification de l’objet social de votre société.
• Et un changement de la date de clôture de l’exercice annuel de la société.

Puisqu’il n’est pas encore possible de modifier votre Kbis via MonIdenum, il vous faudra donc vous rendre sur le site infogreffe. Connectez-vous à votre compte et suivez les démarches suivantes :

• Remplissez le numéro SIRET.
• Mentionnez la formalité.
• Remplissez le formulaire adéquat qu’infogreffe vous a envoyé et télécharger les justificatifs.
• Apposez votre signature électronique sur le document et payez.

Les alternatives gratuites pour obtenir un kbis en ligne

Il est probable que vous l’ayez : déjà constaté il fut un temps où la possibilité d’obtenir un kbis gratuitement était tout simplement impossible. Cependant, cette époque est révolue, et il est possible maintenant de consulter un kbis sans rien avoir à débourser, sur certains sites spécialisés. Cela peut être le cas avec le site officiel des greffes des tribunaux de commerce. En vous rendant sur ces plateformes, vous aurez facilement accès à des documents en fonction des entreprises immatriculées dans leur ressort territorial. Malheureusement, ce genre de solution n’est pas forcément disponible dans toutes les régions. Depuis quelque temps présentement, d’autres sites web spécialisés émergent et vous proposent aussi de consulter gratuitement les extraits kbis des entreprises. Cependant, la navigation et l’expérience utilisateur ne sont pas toujours au rendez-vous. En effet, afin de maintenir un service gratuit, les administrateurs de ce type de solutions n’hésitent pas à vous bombarder de publicité, ce qui est particulièrement désagréable. Par ailleurs, il peut être intéressant de consulter les sites gouvernementaux ainsi que les portails en ligne spécialisés dans les formalités administratives pour les entreprises. Quoi qu’il en soit, il convient de s’adresser à des sites web fiables dont vous êtes sûr de la véracité des documents et des informations proposés.