FEC (Fichier des Écritures Comptables) : qu’est-ce que c’est ?

Le FEC ou Fichier des Écritures Comptables est un fichier qui est informatisé. Il regroupe toutes les informations, en rapport avec la comptabilité de l’entreprise durant une période ou un exercice comptable. L’établissement du FEC est devenu une obligation depuis 2014. En cas de contrôle, le Fichier des Écritures Comptables doit être remis à l’administration fiscale. Le contenu, l’organisation et le format du FEC sont standard à l’échelle nationale ; chaque entreprise doit respecter ces conditions lors de l’établissement de ce fichier, sans cela, il peut être considéré comme non conforme. En général, le FEC facilite, accélère et rend moins coûteux les contrôles de l’administration fiscale.

Qu’est-ce que la FEC ou Fichier des Écritures Comptables ?

Le Fichier des Écritures Comptables ou FEC est unique ; une entreprise peut effectuer une sauvegarde de ce document sur une clé USB, un CD, ou également sur un disque dur externe.

Le FEC regroupe des informations comptables par ordre chronologique pour faciliter la recherche d’une information.

Le Fichier des Écritures Comptables permet à d’administration fiscale de vérifier la conformité de la déclaration de revenus que l’entreprise réalise.

Le FEC ne permet pas au dirigeant d’effectuer une amélioration de la gestion financière, il est plutôt utilisé par le vérificateur de comptabilité (ou le contrôleur fiscal) pour effectuer un contrôle. Il peut s’agir de la comparaison des déclarations fiscales qui sont enregistrées dans le document comptable de l’entreprise, et des déclarations fiscales qui ont réellement été effectués.

Le Fichier des Écritures Comptables permet au contrôleur fiscal d’effectuer une observation détaillée, à distance des transactions effectuées par une entreprise (depuis son domicile).

Production et transmission du Fichier des Écritures Comptables

Les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée, et qui sont obligées à présenter des documents comptables doivent être capables de produire le FEC, car elles sont généralement soumises à un contrôle fiscal.

Les entreprises qui sont soumises à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur sociétés dans la catégorie des BNC, BIC ou BA doivent établir le FEC.

Les auto-entrepreneurs sont dispensés d’établir le fichier des écritures comptables, même s’ils tiennent une comptabilité informatisée. Les SCI ou Sociétés Civiles Immobilières sont également dispensées à l’établissement du Fichier des Écritures Comptables lorsqu’elles sont soumises aux revenus fonciers, il faut également que les associés de la SCI soient des personnes physiques non soumises à des obligations comptables commerciales.

La transmission du Fichier des Écritures Comptables se fait lors d’un examen à distance de comptabilité, ou lorsqu’il y a une vérification de comptabilité qui est effectuée par les contrôleurs. Le FEC est généralement transmis à l’administration fiscale en charge du contrôle.

Quelles sont les utilités du Fichier des Écritures Comptables ?

La FEC est surtout utile pour l’administration fiscale, afin d’effectuer le contrôle de la cohérence entre la réalité comptable de l’entreprise et les déclarations fiscales qu’elle a effectué.

L’entreprise peut obtenir un gain de temps important, surtout lors du contrôle fiscal, mais également au quotidien (en rapport avec la comptabilité).

Il existe un logiciel de comptabilité qui génère directement le Fichier des Écritures Comptables. Généralement, ces logiciels font ressortir un FEC respectant toutes les normes qui sont en vigueur ; ils sont également des outils qui permettent l’édition conforme des écritures comptables.

L’entreprise doit d’abord effectuer une validation des écritures avant de déposer la liasse fiscale ; un délai de 3 mois est accordé à l’entreprise après avoir remis le Fichier des Écritures Comptables à l’administration fiscale. C’est après ce délai que les contrôles seront effectués.

Que contient le Fichier des Écritures Comptables ?

Le FEC contient des écritures qui sont retracées dans tous les journaux comptables de l’entreprise, ainsi que l’ensemble des données comptables au titre d’un exercice. La forme du FEC est réglementée par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Le classement des écritures dans le Fichier des Écritures Comptables doit se faire par ordre chronologique.

Le FEC doit contenir :

• Le libellé journal de l’écriture comptable,
• Le code journal de l’écriture comptable,
• La date de comptabilisation de l’écriture comptable,
• Le numéro de l’écriture comptable (sur une séquence continue),
• Le numéro de compte (les 3 premiers caractères doivent correspondre à la norme du plan comptable français),
• Le numéro de compte auxiliaire,
• Le libellé de compte (conforme au plan comptable français),
• Le libellé de compte auxiliaire,
• Le libellé de l’écriture comptable,
• La date de la pièce justificative,
• La référence de la pièce justificative,
• Le montant au crédit et au débit,
• La date de lettrage,
• Le lettrage de l’écriture comptable,
• La date de validation de l’écriture comptable,
• L’identifiant de la devise,
• Le montant de la devise.

Quelles sont les étapes du contrôle du FEC ?

Lors d’un contrôle du Fichier des Écritures Comptables, il existe quelques étapes qui sont suivies par un vérificateur ou un contrôleur des impôts.

• Le vérificateur peut effectuer de simples opérations de classement, de tris ou de calculs, etc. Ces opérations peuvent être effectuées sans formalisme, pour s’assurer de la cohérence entre les déclarations fiscales qui ont été déposées, et les documents comptables de l’entreprise.
• Le vérificateur peut contrôler, à distance, la conformité des écritures et des fichiers comptables
• Le vérificateur formalise sur un document écrit (contresigné par l’entreprise contribuable), la remise ou d’absence de remise de la copie des FEC (conformes ou non conformes aux normes qui sont prévues par l’article L 47 A-1 du LPF).
• L’administration fiscale doit détruire le Fichier des Écritures Comptables après l’envoi d’un avis d’absence de rectification ou avant la mise en recouvrement.

Quelles sont les sanctions en l’absence de la présentation du Fichier des Écritures Comptables ?

La non-conformité ou la non-remise du FEC peut entraîner des sanctions pour l’entreprise. La non-remise est suivie d’une amende pouvant aller jusqu’à 5 000 euros. Si le montant inscrit dans le Fichier des Écritures Comptables de l’entreprise est plus élevé que le montant déclaré, elle devra payer une majoration de 10 % du montant réel.

Si une entreprise effectue des irrégularités qui peuvent entraîner un rejet de comptabilité, les sanctions fiscales peuvent être encore plus lourdes. Dans ce cas, l’administration fiscale peut modifier le résultat imposable en apportant les corrections nécessaires.

Au cas où les cas sont plus graves, l’administration peut être autorisée à effectuer une évaluation des bases d’imposition : ce sont les dispositions relatives à l’opposition à contrôle fiscal.

Une entreprise doit transmettre le FEC dans les 15 jours qui suivent la date de réception d’un avis d’examen. À défaut de cela, l’entreprise sera soumise à une amende de 5 000 euros.