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Documents d’une entreprise fermée : quelle est la durée de conservation ?

Par Frédéric , le 16 décembre 2021
Documents

Lorsqu’une entreprise ferme, elle doit porter une attention particulière à ses archives, quelle que soit sa forme juridique. Certains documents doit être conservés plus longtemps que d’autres, c’est pourquoi un archivage entier des documents administratifs internes est très courant.

Certaines règles de classement doivent être respectées lors des conservations des documents, tout comme la durée de conservation à respecter. Combien de temps faut-il garder en conservation les documents d’une entreprise fermée ? Et quels documents doit-on mettre en archivage et pour quelles raisons ?

Pourquoi garder en conservation les documents d’une entreprise fermée ?

Que ce soit avant ou après sa fermeture, une société est obligée de garder en conservation les documents essentiels liés à son activité. Une archive est obligatoire pour les raisons suivantes :

  • En cas de contrôle ou de vérification de l’administration, notamment l’URSAFF, le service des impôts, l’inspection de travail, etc., ces documents vous serviront de preuves. Ils peuvent également vous servir en cas de litige avec un fournisseur et/ou un client.
  • Ces documents vous permettent de prouver l’existence éventuelle d’une obligation ou d’un droit de votre société.
  • Que ce soit à titre de protection en cas de contentieux ou d’archivage, cette conservation vous permet de garder les données et l’historique clé lié à l’activité de votre entreprise.

Lors de l’archivage des documents de votre société, il est important que les éléments suivants y figurent de manière claire :

  • La nature du document.
  • Le montant de l’opération.
  • La date.
  • Et l’identification éventuelle du fournisseur ou du client.

Vous devez garder en conservation les documents de votre société pendant une durée minimale. À titre d’exemple, le temps de conservation des conventions ou contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale est de 5 ans minimum. Alors que pour les polices d’assurance, la durée de conservation est de 2 ans minimum.

Combien de temps faut-il conserver les documents d’une entreprise fermée ?

Le temps de conservation des papiers d’une entreprise fermée est règlementé par les codes dédiés à cela. Les durées légales varient d’un document à l’autre, mais en réalité cette conservation ne s’arrête pas avec la fermeture de votre société. L’archivage des documents est même obligatoire, comme nous l’avons annoncé précédemment. Voici la durée de conservation des papiers d’une société en fonction du type de document :

  • Vous devez conserver pendant 10 ans les documents tels que les factures de vos clients ou de vos fournisseurs, les bons de commande et les bons de livraison.
  • Le délai de conservation minimum légale est de 5 ans pour les documents commerciaux (contrats, documents concernant le transport de marchandises, etc.).
  • Comptez également 10 ans minimum pour conserver les documents et pièces comptables, comme les registres, les livres, etc., de votre entreprise.
  • Pour les documents fiscaux, vous devez les garder en archive pendant 6 ans minimum. Cela concerne les registres, les livres et les pièces ou les documents auxquels les droits de communications, le contrôle ou l’enquête de l’administration peuvent s’exercer (article L102B du Livre des procédures fiscales).
  • Enfin, concernant les documents sociaux, le délai de conservation varie en fonction de la nature de chaque pièce. En effet, les documents relatifs à la vie de votre entreprise doivent être gardés pendant 3 ans. Tandis que pour les documents liés aux statuts de votre société, vous devez les conserver pendant 5 ans minimum, à partir de la radiation de votre entreprise. Quant aux documents de la gestion des ressources humaines (RH), notamment les contrats de travail, le registre unique et les bulletins de paie, ils doivent être conservés pendant 5 ans.

Quelle est la forme de conservation des documents d’une société ?

Document original ou copie ?

Lors d’une procédure judiciaire, il vous arrive de perdre une partie du document original de votre société. Dans ce cas, la loi accepte que vous fournissiez une copie du document afin de prouver l’existence d’un acte. Cependant, cette copie doit être une reproduction fidèle et durable (indélébile) du document original. Ensuite, les juges doivent reconnaitre la force probante de cette copie pour qu’elle soit acceptée.

Document au format papier ou électronique

Les documents conservés peuvent être de format papier ou électronique. En effet, les deux formats sont acceptés tant que la personne qui a établi cet écrit puisse être identifiée et que le document électronique respecte l’article 1316-1 du Code civil. De plus, le code de commerce vous autorise, en tant que commerçant, à tenir votre livre d’inventaire et votre livre-journal sous forme électronique. Néanmoins, les documents doivent mentionner l’identité de votre société, la date de l’opération et le numéro de la pièce, dès leur établissement.

Quelles sanctions encourt-on en cas de non-conservation des documents d’une entreprise fermée ?

La non-conservation des documents de l’entreprise expose l’entrepreneur à des sanctions et des amendes. Selon l’article 1734 du Code général des impôts, si vous refusez la communication des renseignements et des documents demandés par l’administration (URSAFF, inspection de travail, service des impôts) pour qu’elle exerce son droit de communication, ou si vous effectuez le moindre comportement faisant obstacle à la communication, vous pourrez payer une amende de 10 000 euros. Nous tenons à préciser que pour chaque demande, cette amende va s’appliquer. Ce sera le cas à chaque fois que vous ne communiquez pas une partie ou l’intégralité des renseignements ou documents sollicités.

Sachez également que si vous ne conservez pas les documents primordiaux de votre entreprise, vous risquez de vous retrouver sans la moindre preuve en cas de litige avec un fournisseur ou un client donné. Vous vous retrouverez également sans preuve si l’administration vous demande un document bien déterminé.

Qu’en est-il des documents à jeter au sein d’une entreprise ?

Une fois que le délai de conservation requis pour vos documents est expiré, vous pouvez :

  • Les conserver dans un fichier électronique bien déterminé.
  • Opter pour un archivage externalisé.
  • Détruire vos documents périmés dans le cas où vous n’aimeriez plus les conserver. Nous tenons à souligner que vous pouvez collaborer avec une entreprise spécialisée en broyage de documents périmés. Elle va par la suite les recycler.

Enfin, vous devez détruire vos documents périmés une fois chaque année. Cela doit se faire de façon régulière.

Frédéric

Conseiller en reconversion professionnelle, Frédéric effectue des bilans de compétences afin de déterminer entre autres les motivations, les besoins, le potentiel ainsi que les aptitudes des travailleurs, et d’établir avec eux de nouveaux plans de carrière. Hormis les bilans, il se charge du coaching et de l’accompagnement de ses clients vers leur nouvel emploi.