Société de domiciliation d’entreprise : définition

De plus en plus d’entreprises sont créées chaque jour. La création d’une société peut souvent être difficile, surtout lorsqu’il s’agit de trouver un local. Le problème peut provenir d’un manque de budget. Les sociétés de domiciliation permettent à ces types d’entreprises d’avoir rapidement une adresse administrative (siège social) à moindre coût. La plupart des sociétés de domiciliation proposent aussi des services divers comme le secrétariat, l’accueil, etc.

Définition de la société de domiciliation

Les sociétés de domiciliation sont considérées comme des fournisseurs d’adresses administratives. Les entreprises qui peuvent bénéficier de ce service sont celles qui sont immatriculées au RM (Répertoire des Métiers) ou au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Tous les différents types d’entreprises et de sociétés peuvent se domicilier auprès des sociétés de domiciliation (micro-entreprises, entreprises individuelles, SNC, SARL, SAS, SA, SASU, EURL, etc.).

L’adresse procurée par les sociétés de domiciliation doit être considérée comme le siège social de l’entreprise.

La domiciliation d’une entreprise doit être encadrée légalement ; une société de domiciliation doit avoir un agrément préfectoral avant de pouvoir proposer ses services à des entreprises. Elle doit également respecter quelques conditions.

Quels sont les services qui peuvent être proposés par une société de domiciliation ?

Une société de domiciliation d’entreprise peut proposer des services divers, autres que la location d’une adresse administrative (siège social). Une société de domiciliation est idéale pour pouvoir s’offrir l’accès à des adresses qui sont généralement inaccessibles. Ce service permet d’avoir une flexibilité à moindre coût ; en effet, les prix de domiciliation sont généralement moins importants que l’achat d’un local.

La domiciliation de son entreprise permet d’avoir une belle adresse sans avoir effectué un énorme engagement (comme à Paris ou en provinces).

Il existe aussi de nombreux services additionnels qui peuvent être proposés par les sociétés de domiciliation. Généralement, ce sont ces sociétés qui reçoivent le courrier de leur client. Elles peuvent conserver ces courriers jusqu’à ce que le client passe les récupérer. La société peut également renvoyer régulièrement les courriers, à la demande de ses clients. Il existe des sociétés de domiciliation qui proposent la numérisation et l’envoi en ligne des courriers (par mail, etc.).

Il existe aussi des sociétés de domiciliation qui donnent accès à des salles de réunion dans un local, à l’endroit où ses clients sont domiciliés, mais également dans d’autres endroits parmi un panel qui est proposé.

La plupart des sociétés de domiciliation proposent également des services de secrétariat téléphonique à ses clients. Il s’agit de la réception et du renvoi des appels, transmission des messages, de la gestion de l’agenda des clients, etc.

Les entreprises qui choisissent de se souscrire aux services d’une société de domiciliation peuvent bénéficier d’un accompagnement durant leurs parcours professionnels, ainsi que d’un soutien durant les différentes formalités juridiques.

Critères de choix d’une société de domiciliation

Une société de domiciliation doit obligatoirement posséder un numéro d’agrément préfectoral avant de pouvoir proposer des services. Ce numéro est généralement délivré par la préfecture de police compétente. La possession du numéro d’agrément est une assurance pour les clients, afin qu’ils puissent faire confiance à la société.

Il faut également effectuer une comparaison des différents services qui sont proposés par des sociétés de domiciliation différentes. Les critères à prendre en compte sont : le coût de l’abonnement, la qualité du suivi, les services qui sont associés au courrier, l’état des locaux qui sont proposés, etc.

Qu’est-ce qu’il faut faire pour se domicilier chez une société de domiciliation ?

Pour pouvoir établir l’adresse du siège social d’une entreprise chez une société de domiciliation, il faut commencer par choisir la société la plus adéquate, faire une analyse des conditions juridiques et financières de la domiciliation. Ensuite, il faut effectuer un contrat qui formalise les engagements de chaque partie, suivi d’une signature des deux parties.

Un contrat de domiciliation doit comporter quelques mentions à savoir : l’adresse exacte de domiciliation, le numéro d’agrément préfectoral de la société de domiciliation, les prestations qui sont assurés par le domiciliataire, la durée du service, les obligations de la société de domiciliation et du domicilié, etc.

Le coût des services d’une société de domiciliation

En général, des packs sont proposés par les sociétés de domiciliation. Le coût des services proposés par ces sociétés peut varier, en fonction de l’adresse de domiciliation proposée. Les endroits prestigieux peuvent générer un coût plus important.

Le statut juridique d’une entreprise peut également avoir une influence sur les coûts proposés ; en effet, la domiciliation d’une société peut coûter plus cher que la domiciliation d’une micro-entreprise.

Le coût de la domiciliation d’une entreprise chez une société de domiciliation peut commencer à 10 euros par mois ; il existe des sociétés qui fixent des prix plus chers que ce montant.

Ce prix peut varier, en fonction des services additionnels qui sont proposés par la société de domiciliation (permanence téléphonique, réexpédition en ligne ou par la poste, locations d’espaces de travail, etc.)

Les obligations et les conditions pour la société de domiciliation d’entreprise

Il existe des conditions que la société de domiciliation d’entreprise doit respecter, afin de pouvoir proposer des prestations.

Il y a les conditions d’honorabilité qui consistent à déterminer que le représentant ou le dirigeant n’a pas fait l’objet d’une condamnation pour vol, blanchiment, escroquerie, trafic de stupéfiants, recel, corruption, faux, association de malfaiteurs, proxénétisme ou fraude fiscale sous peine de 3 mois d’emprisonnement sans sursis.

Cette condition détermine également si le dirigeant n’a pas fait l’objet d’une condamnation pénale définitive pour crime, d’une faillite personnelle, d’une interdiction d’exercice ou de gestion d’une activité commerciale ou d’un retrait d’agrément préfectoral (sur les 5 années avant l’exercice d’une activité en tant que dirigeant de la société de domiciliation).

Le domiciliataire qui n’est autre que la société de domiciliation doit respecter ses obligations envers la loi et ses clients (les domiciliés). La société de domiciliation doit également constituer un dossier qui regroupe les différentes pièces justificatives qui concernent ses clients.

Lors d’un changement de situation de ses domiciliés, la société domiciliataire doit informer le greffe du tribunal ; il peut s’agir d’une cessation ou d’une expiration du contrat de domiciliation, ou d’une résiliation anticipée.

La société de domiciliation doit également effectuer une déclaration au greffe du tribunal de commerce ou à la chambre des métiers et de l’artisanat au cas où le domicilié ne récupère pas son courrier pendant un délai de 3 mois.

La société de domiciliation doit également envoyer quelques documents aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale et au centre des impôts ; il s’agit de la liste des personnes domiciliées et la liste des personnes qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation.