Formulaire S3201 : Qu’est-ce que c’est ? Comment le remplir ?

Congé de maternité ou paternité, maladie, adoption… différents motifs peuvent conduire un employé à un arrêt de travail. Dans une telle situation, l’employeur a le devoir de remplir un document exceptionnel pour le versement des indemnités journalières de l’employé concerné. Il s’agit du formulaire S3201, aussi connu sous le nom de Cerfa 11135*4. Une fois dûment rempli, ce document doit être envoyé à la caisse d’assurance maladie du salarié. Mais, à quoi sert-il concrètement ? Comment bien le remplir pour éviter d’éventuelles complications ?

Qu’est-ce que le formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201, aussi appelé Cerfa 11135*4, est un document officiel du centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs. C’est un document spécifique jouant le rôle d’attestation de salaire et qui doit être rempli par l’employeur pour le versement des indemnités journalières à un salarié.

En effet, le formulaire S3201 est un moyen pour l’assurance maladie d’étudier si l’employé a rempli toutes les conditions nécessaires afin de bénéficier des indemnités journalières de la Sécurité sociale. C’est également à partir des informations dans ce document que la caisse d’assurance maladie pourra évaluer le montant des indemnités.

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de rédiger cette attestation de salaire lorsque l’employé prend un congé prolongé ou fait un arrêt de travail. Plusieurs motifs valables et reconnus par le Code du travail peuvent le mener à cette décision, notamment :

• La grossesse
• La maternité
• La paternité
• Une maladie
• L’adoption d’un enfant
• Etc.

Formulaire S3201 : quelle est son utilité ?

Le formulaire S3201 est un document à la fois utile et indispensable dans de nombreuses situations. En tant que chef d’entreprise, vous devez comprendre que comme tout être humain, vos salariés peuvent tomber malades un jour ou un autre. Certains peuvent se retrouver en situation d’arrêt de travail sur ordonnance d’un professionnel de santé tandis que d’autres sont susceptibles de reprendre leur travail à temps partiel pour motif thérapeutique.

Bien évidemment, vos salariés femmes qui sont enceintes ont aussi droit à des congés de maternité afin de mettre au monde leurs bébés. Pour ces différentes raisons et bien d’autres qui sont prévus dans le Code du travail, vous devez, en tant qu’employeur, remplir le formulaire S3201 et l’envoyer par courrier postal ou le déposer directement auprès de la Caisse d’assurance maladie de l’employé.

Dans le cas où l’employeur refuserait de rédiger et d’envoyer cette attestation de salaire, il risque de se faire sanctionner par le conseil des Prud’hommes.

Néanmoins, il est à savoir que ce document ne doit pas être envoyé dans le cadre d’une maladie professionnelle ou d’un accident survenu au travail. Lorsque l’arrêt de travail est dû à un sinistre lié directement à l’exercice des fonctions du salarié, l’employeur devra remplir le formulaire S6202 à la place du Cerfa 11135*4.

Comment se procurer un modèle de formulaire S3201 ?

Lorsqu’un ou plusieurs de vos salariés décident d’arrêter le travail pour une raison ou une autre (maternité, paternité, accueil d’enfant, maladie…), deux solutions se trouvent à votre disposition pour rédiger l’attestation de salaire. Vous pouvez télécharger directement le modèle de formulaire S3201 sous format PDF depuis le site de l’assurance maladie ameli.fr. Une fois le téléchargement effectué, il ne reste plus qu’à remplir le formulaire et à l’envoyer à la Caisse d’assurance maladie de votre salarié.

Il est également possible de compléter le Cerfa 11135*4 directement en ligne sur le site net-entreprises.fr. Cette seconde option est idéale notamment si vous souhaitez accélérer les formalités afin que votre employé puisse accéder plus rapidement aux indemnités journalières de la Sécurité sociale. Avant de procéder à cette déclaration en ligne, vous devez avant tout créer un compte sur le site net-entreprises.fr. Vous obtiendrez par la suite le formulaire S3201 à remplir un jour après votre inscription.

En tant qu’employeur, rappelez-vous que la procédure de remplissage de ce formulaire doit être réalisée dès la réception de l’avis d’arrêt de travail de votre employé et après la fin de son congé. Si l’arrêt de travail de ce même employé doit encore se prolonger au-delà de 6 mois, vous êtes dans l’obligation de rédiger une autre attestation de salaire, le formulaire S3202 également disponible et téléchargeable en ligne.

Quelles sont les informations qui doivent être mentionnées dans le formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 étant un document important et obligatoire dans le cas d’un arrêt de travail ou d’un congé prolongé, vous devez porter une attention particulière à son remplissage. En effet, vous serez amené à y indiquer différentes informations.

Les données sur l’employé

Pour bien remplir le formulaire S3201, vous devez tout d’abord renseigner l’ensemble des informations de l’état civil du salarié ainsi que son adresse complète et exacte. Après, vous devez indiquer avec précision le motif (ou les motifs s’il y en a plusieurs) de l’arrêt temporaire (ou définitif) du travail. Surtout, n’oubliez pas de mentionner le numéro d’immatriculation ou numéro INSEE de l’employé.

Une fois ces données renseignées, la Caisse d’assurance maladie s’attend également à des informations précises sur la catégorie professionnelle, l’emploi et le poste occupé par le salarié. Aussi, vous êtes tenu de remplir soigneusement le champ portant sur les informations liées à l’étude des droits. En outre, songez à fournir des renseignements bien précis sur la date du dernier jour de travail et la situation actuelle de l’employé au sein de votre entreprise.

Les informations indispensables

Outre les données du salarié, il y a aussi quelques informations obligatoires qui doivent être indiquées dans le formulaire S3201. Il y a notamment le champ portant sur la « Reprise anticipée du travail ». Le remplissage de ce champ vous permet d’informer à la Caisse d’assurance maladie si votre salarié a repris son travail avant la date prévue.

Quant au champ concernant l’« Activité à temps partiel », il doit être rempli de façon claire et précise dans le cas où votre employé déciderait éventuellement de reprendre son travail à temps partiel pour des raisons de santé.

Pour que le remplissage du formulaire S3201 soit bien conforme à la réglementation en vigueur, vous devez également y indiquer avec précision le montant total exact des cotisations sociales destinées à l’assurance maladie. De même, vous êtes tenu de préciser le montant des rétributions perçues au cours des 6 derniers mois civils qui ont précédé la date de l’arrêt du travail du salarié.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez tout simplement cocher la case « Plus de 200 heures » si ce fut le cas durant les 3 mois civils qui ont précédé la date de l’arrêt de travail.

Les cas particuliers

En plus de toutes ces informations, l’ensemble des champs du Cerfa 11135*4 correspondants aux cas particuliers doit être rempli, notamment si l’employé en situation d’arrêt de travail est un travailleur intermittent. Cela signifie que le champ « cas particulier » est spécialement dédié au représentant de l’entreprise qui y travaille de façon discontinue. Tel est par exemple le cas du travail de journaliste, de pigiste ou de vendeur. Notez bien que la catégorie professionnelle de chaque employé de référence doit toujours être indiquée dans l’attestation de travail.

Comment bien remplir le formulaire S3201 ou Cerfa 11135*4 ?

Quelle que soit la solution adoptée pour constituer l’attestation de salaire (déclaration directement en ligne ou téléchargement et envoi du document par courrier), les informations à renseigner dans le formulaire S3201 sont les mêmes. Ayant déjà détaillé les différents renseignements qui doivent y figurer, nous allons maintenant voir étape par étape où et comment les mettre en place sur le document.

L’en-tête du formulaire S3201

Avant d’entamer la procédure de remplissage des différentes sections, commencez par préciser la raison de l’arrêt du travail ou du congé prolongé de l’employé dans l’en-tête du document. Pour ce faire, vous n’avez qu’à cocher sur la case correspondant : « Maladie », « Maternité », « Paternité », « Adoption » ou autre.

La section 1

Dans la section 1 du formulaire S3201, vous aurez à remplir les différentes informations relatives à vous, employeur et à votre entreprise dans la partie « Employeur ». Dans cette rubrique, vous devrez généralement indiquer :

• Votre nom et votre prénom,
• La dénomination sociale de l’entreprise,
• L’adresse légale de cette dernière,
• Ses coordonnées téléphoniques,
• Son numéro de SIRET.

Ceci fait, veuillez cocher la case située à droite, notamment s’il s’agit d’une entreprise de travail temporaire.

La section 2

Dans la deuxième section du formulaire S3201 qui est destinée à la Caisse d’assurance maladie, vous allez renseigner des informations sur l’employé, à savoir : son état civil, son numéro de Sécurité sociale composé de 15 chiffres, sa catégorie professionnelle, son numéro d’immatriculation et son matricule dans l’entreprise.

La section 3

La section 3 est composée de deux sous-parties dans lesquelles devront être complétées toutes les données nécessaires à l’évaluation des indemnités journalières du salarié par l’assurance maladie. Pour bien remplir cette section, voici toutes les démarches à accomplir :

• Dans la partie « Renseignements permettant l’étude des droits », veuillez indiquer si l’employé était au travail ou en congés payés dans le champ « situation à la date d’arrêt ». Ensuite, précisez aussi la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise.
• Pour un salarié ayant repris ses activités à temps partiel, cochez la case correspondante en fonction du motif : « Motif médical », « Raison personnelle » sur la ligne « Reprise à temps partiel ».
• Juste en dessous de cette ligne, renseignez la catégorie à laquelle appartient votre employé : « cas général » pour un travail continu et « cas particulier » pour un travail intermittent. Complétez les cases à droite avec le montant des cotisations salariales ainsi que la période correspondante.
• Cochez la case « Plus de 200 h » ou « Plus de 800 h » en fonction du quota d’heures au cours des 3 ou 12 derniers mois précédant l’arrêt de travail ou le congé prolongé de l’employé.
• N’oubliez pas d’indiquer la période de référence, les salaires de référence et le nombre d’heures réelles de l’employé.
• En dernier lieu, confirmez la raison de l’arrêt de travail.

Les sections 4 et 5

Dans la section 4, le salarié en question doit signer une attestation sur l’honneur si le motif est un congé maternité/paternité ou une adoption.

Quant à la section 5, elle est destinée à la demande de subrogation. En fonction des termes de votre convention collective, l’employé peut percevoir un salaire complet ou partiel lors d’un arrêt de travail et vous pouvez faire une demande de subrogation afin de toucher les indemnités devant être versées à votre salarié.