Intégrez de nouveaux logiciels de la bonne manière

Dans le but de simplifier certaines tâches administratives, de nombreuses entreprises optent de plus en plus pour l’utilisation de logiciels et outils spécialisés. Cependant, l’adoption d’un nouveau logiciel ne se limite pas seulement à le choisir et à l’installer. Il est important de prendre les bonnes dispositions et d’impliquer les employés, afin d’éviter toute résistance au changement au sein de la société. Comment réussir l’intégration de nouveaux logiciels au sein d’une entreprise ?

Un prestataire pour vous aider à intégrer les bons logiciels d’entreprise

Pour intégrer de nouveaux logiciels, nous vous conseillons avant tout de faire appel à un prestataire spécialisé, tel que gestion-bsp.com, afin d’intégrer les bons logiciels. En effet, pour intégrer des logiciels, il est avant tout important de choisir les bons outils. Méfiez-vous des recommandations faites par les personnes de votre entourage.

Bien que les recommandations puissent être utiles, elles reposent souvent sur des considérations émotionnelles et non sur des faits. Supposez par exemple qu’un éditeur de logiciel vienne juste d’éditer un nouvel outil de facturation et qu’il vous le recommande. Celui-ci ne sera cependant pas forcément adapté à votre secteur. De même, un ami ou un collègue d’une autre entreprise peut vous parler d’un logiciel qu’il a utilisé il y a 1 ou 2 ans. Or, les logiciels évoluent très rapidement et il se peut que la solution soit déjà obsolète.

Pour choisir le bon logiciel, tournez-vous alors vers un prestataire externe spécialisé. Cet expert prendra en compte l’ensemble des besoins de votre entreprise, afin de vous aider à choisir les solutions adaptées à votre situation. Cependant, pour être sûr d’obtenir un avis objectif, choisissez un prestataire impartial et doté d’une grande expérience. Le recours à un prestataire peut coûter cher, mais cela vous sera réellement avantageux. Un tel professionnel, en plus de vous conseiller, peut également vous aider dans la mise en œuvre de votre nouveau logiciel, puisqu’il dispose des compétences, de l’expérience et des connaissances nécessaires.

La formation de vos employés aux nouveaux logiciels

L’intégration d’un nouveau logiciel ne peut se faire sans l’implication des employés de votre entreprise. Si votre personnel se montre réticent, l’adoption du logiciel peut échouer. C’est pourquoi il est avant tout important de les sensibiliser sur les avantages que pourrait leur procurer ce nouvel outil. Ils doivent aussi pouvoir prendre en main ce nouveau logiciel. Il ne sert en effet à rien d’avoir un logiciel que vos salariés ne peuvent pas utiliser.

Dans le but de faciliter la prise en main de l’outil par tous, la formation des salariés n’est pas optionnelle. Elle est plus que nécessaire si vous souhaitez que le logiciel puisse totalement s’intégrer dans le quotidien de l’entreprise. Le prestataire externe pourra aussi vous aider à former vos employés, afin de les aider à s’habituer rapidement au nouvel outil.

Pour permettre à tous vos employés de maîtriser un logiciel, différentes sessions de formation peuvent être nécessaires, en fonction de la complexité de l’outil. La première session doit être une présentation générale et basique du logiciel. Par la suite, vous pourrez organiser des sessions selon des groupes de niveaux, en fonction des compétences informatiques de vos employés. Il est également possible d’organiser des sessions de formation individuelles pour chaque poste, pour les membres du service comptable, pour l’équipe marketing, etc.

Adoptez une transition adaptée à votre activité

La transformation numérique ne se déroule pas de la même manière dans tous les secteurs d’activité. En effet, certains secteurs sont encore réticents face à la modernité. Ne vous attendez pas à ce que l’intégration d’un nouveau logiciel se fasse en une seule fois. Elle peut s’avérer extrêmement lente et rencontrer même une certaine résistance. C’est assez fréquent dans les entreprises ayant adopté des méthodes de travail assez traditionnelles.

Pour y remédier, adoptez une transition adaptée à votre activité. Ne demandez pas à vos salariés d’abandonner immédiatement leurs anciennes méthodes de travail. Si vous constatez que les employés, malgré les formations, n’arrivent toujours pas à prendre en main ces nouveaux outils, ne vous emportez pas. Prenez le temps de soutenir chaque membre. Si possible, rédigez une documentation claire et précise sur l’utilisation du logiciel qui les accompagnera quotidiennement.

Vous pouvez même publier tous les jours des articles explorant certains points précis du logiciel sur votre blog interne ou sur une plateforme rassemblant tous les employés de l’entreprise. Incitez aussi vos employés à poser des questions. Le plus important : montrez le bon exemple. Il serait étrange de demander à vos employés d’utiliser un logiciel que vous n’utilisez pas vous-même. Vous devrez montrer l’exemple en devenant un utilisateur très actif de l’outil. Certes, cela prendra du temps, mais votre personnel finira par s’y adapter.