Stockage d’archives d’entreprise : nos conseils

Pour se conformer à la loi, les entreprises sont dans l’obligation de conserver toute une variété de documents administratifs. Or, en raison de leur volume plus ou moins important, ces documents et dossiers peuvent rapidement encombrer les bureaux et locaux professionnels et y semer le désordre total. Pour assurer une bonne organisation et une gestion efficace au sein de l’entreprise, il est important de stocker ces archives au bon endroit.

En quoi consiste le stockage d’archives d’entreprise ?

Le stockage d’archives consiste à entreposer des documents dans un espace d’archivage interne de l’entreprise ou bien dans un local externe dédié. En effet, les documents d’entreprise ont un cycle de vie bien déterminé : d’abord, il s’agit de dossiers vivants, puis intermédiaires et enfin, ils sont classés comme des archives définitives.

En fonction du type de document, de leur confidentialité, de leur importance et de leur durée de vie, les archives vont être stockées dans un garde-meuble, un box, des conteneurs, des classeurs… À noter que les documents dits « sensibles » (confidentiels) doivent être conservés dans des endroits présentant un niveau de sécurité élevé.

Quelles sont les étapes à suivre pour un archivage de documents efficace ?

L’archivage de documents est important, car il ne revient pas seulement à stocker les archives, mais aussi :

• à les classer suivant un critère spécifique,
• puis les entreposer dans un matériel de stockage afin de faciliter leur consultation au besoin (ex. contrôle de l’administration, litige devant les tribunaux…).

Voici les différentes étapes pour procéder à un archivage efficace des dossiers et documents d’entreprise.

Trier les documents

En premier lieu, pour bien organiser les documents à archiver, il faut en faire le tri. Les documents d’entreprise sont généralement classés en cinq catégories distinctes. On distingue :

• Les documents clients,
• Les documents fournisseurs,
• Les documents pour le personnel de l’entreprise,
• Les documents destinés à l’administration fiscale (documents fiscaux),
• Les documents pour la banque et la caisse (documents comptables).

L’importance de la conservation de ces documents dépend de leur durée de conservation légale :

• Pour les documents commerciaux, la durée de conservation légale est de 2 à 5 ans ;
• Elle est de 6 ans pour les documents fiscaux :
• Quant aux documents comptables, ils ont une durée de conservation bien plus longue, à savoir 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Lors du tri, songez à supprimer tout ce qui est superflu, notamment les doublons et tous les dossiers obsolètes et inutiles qui occupent souvent une place importante dans vos bureaux et locaux.

Classer les documents

Une fois que les documents sont parfaitement triés, ils doivent ensuite être classés suivant le critère le plus adapté à leur nature. Le rangement peut effectivement se faire :

• Par ordre alphabétique,
• Par ordre chronologique,
• Par thématique.

En pratique, les documents fournisseurs et les documents clients sont classés par ordre alphabétique pour faciliter leur consultation. Les documents comptables comme les factures sont plutôt organisés par ordre chronologique (croissant ou décroissant). Pour assurer une meilleure traçabilité des dossiers, il est intéressant de mettre en place un système de gestion des archives.

Stocker les archives

Après les étapes de tri et de classement vient enfin le moment de stocker les archives. Il est important de les ranger dans un matériel de stockage propice. Vous pouvez choisir de les entreposer et de les conserver dans :

• Le local d’archivage interne de la société,
• Un garde-meuble,
• Un box de stockage professionnel,
• Un local externe mis en location par un tiers-archiveur.

Il s’agit là de solution de stockage des documents physiques (papiers). Mais, à cette ère du digital, il n’y a pas que l’archivage physique. Les entreprises ont également des données administratives en format numérique qui doivent être conservées. Pour ce qui est de l’archivage numérique, vous avez le choix entre différents supports de stockage, notamment :

• Le disque dur (HDD ou SDD),
• Le FTP,
• Les disques réseaux et serveurs NAS,
• La bande magnétique,
• Le Cloud,
• Le coffre-fort numérique.

Veillez à choisir le support de stockage le plus adapté à l’utilisation de l’archive numérique. Prenez en compte :

• La politique de sécurité de la société,
• La fréquence de consultation du document,
• La taille des données à sauvegarder,
• La vitesse d’accès à l’information,
• La capacité de stockage du support.

Il est préférable d’utiliser au moins deux supports différents afin de limiter les risques d’une éventuelle perte de données.

Les différentes solutions pour stocker ses archives physiques

À présent, nous allons voir un à un les différentes solutions de stockage de documents papiers afin de vous aider à faire le bon choix.

Le local d’archivage en interne

Au lieu de laisser les documents et dossiers encombrer vos bureaux et locaux professionnels, il vaut mieux les stocker dans un local d’archivage, si votre entreprise en dispose. Il s’agit d’un endroit spécialement dédié pour l’archivage des documents administratifs des entreprises. Pour assurer la sécurité et l’intégrité des archives, les locaux d’archivage doivent effectivement remplir les meilleures conditions de conservation :

• Une bonne ventilation est importante ;
• L’espace de stockage doit être assez isolé pour garder une température de 18 °C :
• Une protection incendie est indispensable ;
• L’endroit doit être à l’abri de la lumière et de l’humidité ;

Il faut savoir que rares sont les entreprises disposant d’un local suffisamment grand pour stocker leurs archives. C’est pourquoi la plupart optent pour d’autres solutions comme la location de matériel de stockage ou encore l’externalisation de leurs archives.

Le garde-meuble

Le garde-meuble est un matériel de rangement qui permet de conserver les documents papiers sous forme de cartons qui sont conditionnés dans des conteneurs scellés et sécurisés. Ces conteneurs vont ensuite être placés dans un local sécurisé. Pour en louer un, il faut souscrire un contrat pour une durée fixée à l’avance.

Le garde-meuble est aujourd’hui de moins en moins sollicité, parce que l’accès aux archives est assez contraignant. Si vous avez besoin de consulter un document en particulier, il faut au préalable faire une demande de prise de rendez-vous pour le récupérer, ce qui implique souvent un certain coût. Il est alors recommandé de choisir le garde-meuble uniquement pour une conservation de très longue durée.

Le self-stockage professionnel

Actuellement, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à privilégier le self-stockage professionnel comme solution de stockage de leurs archives physiques. Pour y accéder, vous devez d’abord faire la location d’un box de stockage professionnel. Selon le volume de vos documents papiers et le mode d’archivage que vous avez choisi, vous pouvez aménager l’espace de stockage vous-même. Le self-stockage professionnel est une solution beaucoup plus flexible, car il permet de :

• Accéder librement à vos documents en fonction des heures d’ouverture du centre de stockage,
• Consulter vos archives en toute facilité et en toute rapidité,
• Souscrire un contrat de location à durée modulable,
• Payer uniquement l’espace réellement occupé (chez certaines entreprises de location de box).

L’externalisation des archives

L’équipe responsable de l’archivage de documents dans une entreprise doit s’occuper de tâches souvent longues et fastidieuses (identification et tri des documents, classement, gestion des archives). Pour gagner en temps et en efficacité, les entreprises peuvent choisir d’externaliser leurs archives. Elles font appel aux services d’un tiers-archiveur qui est un spécialiste du domaine de l’archivage.

Expert en la matière et disposant des ressources les plus adaptées, ce prestataire externe est le mieux qualifié pour gérer les archives physiques ou numériques d’une société.

Les avantages d’externaliser ses archives d’entreprise

Faire appel aux services d’une entreprise de stockage d’archives permet de bénéficier de plusieurs avantages :

• Vous profitez d’un gain de place important au sein de votre entreprise,
• Le respect de la confidentialité des documents archivés est garanti, sachant que l’espace ou centre de stockage proposé par le tiers-archiveur est hautement sécurisé. De plus, vous pouvez faire un suivi de la consultation des archives.
• Vos documents, quels que soient leur nature et leur volume, seront stockés dans des espaces de stockage offrant des conditions de conservation optimales.
• Connaissant toutes les obligations légales de conservation des documents, ce spécialiste se charge de la gestion complète de vos archives physiques: datation des documents, destruction archives, respect des délais de conservation légale selon la loi en vigueur.