Journal de paie et livre de paie : caractéristiques et utilité

La gestion des salaires est une partie importante de la gestion des employés. De manière générale, ce sont le service comptable et le service des ressources humaines de votre entreprise qui prennent cette tâche en charge. Qu’il s’agisse de suivre ou d’enregistrer les salaires de vos employés, l’équipe responsable de la gestion de la paie de votre organisation doit établir des documents spécifiques, notamment les journaux de paie et les livres de paie.

La livre de paie : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce qu’un livre de paie ?

Une livre de paie est un fichier qui reprend toutes les informations saisies sur la paie de votre employé. Il peut s’agir d’un document numérique ou d’un document physique recto verso et acronymes. De manière générale, le livre de paie est l’ensemble des documents résumés par ligne. Cependant, la loi du 2 juillet 1998 n’oblige plus les entreprises à établir des fiches de paie. Une copie de chaque feuille de paie suffit. Mais si vous souhaitez tout de même créer une livre de paie, sachez que le fichier peut être détaillé. Dans ce cas, vous pourrez conserver toutes les données existantes sur la paie du salarié.

À quoi servent les livres de paie ?

Bien que cela ne soit pas obligatoire, le livre de paie permet d’obtenir une synthèse détaillée ou globale des informations annuelles (total des heures, total des heures, CRDS/CSG, etc.) de la paie du salarié. Cela vous permettra alors d’assurer une meilleure gestion de la comptabilité de l’entreprise par rapport à vos salariés. Ce que nous voulons souligner, c’est que le service des ressources humaines ou le service comptable de votre entreprise est responsable de la gestion des salaires. Le livre de paie facilitera grandement certaines de leurs tâches.

Journal de paie : de quoi s’agit-il ?

Qu’est-ce qu’un journal de paie ?

Le journal de paie est différent de la livre de paie, ce n’est pas un simple registre, il ne contient que les informations de la paie du salarié. Comme les journaux des ventes, les journaux bancaires et les journaux des achats, il s’agit d’un document comptable auxiliaire.

À quoi sert un journal de paie ?

Sa fonction est d’enregistrer tous les changements financiers liés aux salaires des employés. Ce type de journal contient un certain nombre de données :

• date de la transaction,
• description,
• numéro de compte,
• numéro de pièce justificative,
• description de l’écriture,
• montant de l’écriture.

Les informations sont généralement présentées par ordre chronologique. Il est important de noter que votre entreprise n’a pas besoin de mettre en place un journal de paie. Cependant, vous devez saisir toutes les écritures de paie dans le journal des activités diverses.

Comment se déroule le calcul des salaires?

Veuillez noter que vous devez saisir vos écritures de paie dans le journal comptable auxiliaire réservé à la paie, qui est le journal de paie. Habituellement, il s’agit d’un document en trois parties.

Traitement comptable du salaire net

Pour cette partie, vous pouvez préciser le cout ou simplifier la saisie. Afin d’établir des informations détaillées, vous devez déduire de plusieurs comptes liés à la rémunération des employés :

• Primes et pourboires (6413).
• Salaires et traitements (6411).
• Congé payé (6412).

Ensuite, vous devez créditer un compte (personne, payable). En revanche, pour simplifier la comptabilisation, vous devez créditer le compte « Personnel à payer » et débiter le compte « Rémunération du personnel » (641). Ce que nous voulons souligner, c’est que le salaire net de chaque employé est indiqué dans le compte 421. Vous devez l’indiquer sur sa fiche de paie (en bas).

Traitement comptable des couts salariaux

Après la comptabilisation de la masse salariale nette, vous devez continuer à comptabiliser les couts salariaux. Lors de l’exécution de la deuxième partie de la paie, il est généralement nécessaire de saisir plusieurs comptes :

• 431 « Sécurités sociales »,
• 4372 « Fonds mutuels »,
• 4373 « Caisses de retraite et de prévoyance »,
• 4378 « Autres sources ».

Depuis le 1er janvier 2019, le compte 4421 correspond à l’impôt sur le revenu. Si votre entreprise utilise un logiciel de comptabilité pour saisir les écritures de journal, elle peut utiliser la segmentation des comptes. Si vous avez deux fonds de pension, il peut utiliser le compte 43731 pour le premier fonds et le compte 43732 pour le second. L’établissement de subdivisions est autorisé, à condition qu’il n’ait pas d’incidence sur l’équilibre de la structure comptable du compte.

Traitement comptable des cotisations patronales

Il doit se faire en deux parties :

Dans un premier temps, vous devez enregistrer les cotisations versées par votre employeur Urssaf. Pour cela, débitez le compte « Cotisation Urssaf » (6451) et créditez le compte « Sécurité sociale » (431).

Ensuite, vous devez effectuer des écritures comptables pour les autres dépenses de l’employeur (Assedic, etc.). À cet effet, les comptes correspondants sont débités et crédités. Nous tenons à souligner que vous pouvez subdiviser cette comptabilité. Cependant, l’architecture doit être conforme aux normes, et votre écriture doit toujours être équilibrée.

Saisies de salaire de groupe dans le grand livre

Afin de simplifier les écritures de salaire dans votre journal et de mieux comprendre le salaire du salarié et les dépenses supportées par lui et votre entreprise, il est important de fusionner les trois jeux d’écritures, c’est-à-dire les écritures associées au salaire net, qui sont utilisés pour payer les couts salariaux et les dépenses la partie de la contribution de l’employeur. En plus de simplifier l’affichage, le regroupement permet également d’ajouter rapidement le salaire net et le cout salarial dans le compte 641, affichant ainsi facilement le montant total du salaire du salarié.

Utiliser un logiciel de comptabilité pour faciliter la saisie dans le journal de paie

Si votre entreprise n’a pas encore utilisé de logiciel de comptabilité, nous vous recommandons fortement d’investir dans de tels programmes pour faciliter grandement la gestion et la saisie de la paie. D’une part, un logiciel de comptabilité vous offre la possibilité d’importer directement les écritures de salaire, réduisant ainsi considérablement les erreurs de saisie.

D’autre part, il permet généralement la création automatique d’écritures au journal et permet de gagner du temps lors de la saisie des salaires et des dépenses dans le journal de paie de l’entreprise. Veuillez noter que s’il est utilisé correctement, l’existence d’un logiciel de comptabilité est particulièrement bénéfique pour votre organisation. Pour faciliter les révisions de fin d’année, nous vous recommandons de toujours préciser la période du document dans la description.