Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en entreprise ?

La covid a entraîné une augmentation spectaculaire de l’utilisation de divers outils de collaboration. Depuis 2019, leur utilisation a augmenté de plus de 40 %, ce qui a amené de nombreuses entreprises à reconsidérer la configuration de leurs écosystèmes internes afin que leurs salariés puissent travailler à distance et de manière asynchrone. Le travail à distance étant de plus en plus courant, de multiples entreprises doivent réévaluer leurs objectifs et leurs stratégies de communications internes.

En effet, pour gérer efficacement les projets à distance, elles ont dû fournir à leurs équipes des outils de communication qui les aident à communiquer de façon ouverte et honnête. Ils ont été confrontés au double obstacle d’adopter des solutions capables de répondre autant aux demandes de l’organisation dans son ensemble qu’aux exigences particulières de chaque utilisateur.

Examinons les raisons pour lesquelles les entreprises du futur s’appuieront de plus en plus sur des technologies censées être simultanément flexibles et évolutifs.

5 raisons d’utiliser les outils collaboratifs

Impliquez les salariés

Une meilleure communication peut être obtenue grâce à l’utilisation de technologies de travail collaboratif à distance telles que la messagerie instantanée ou les plateformes de réunions vidéo. L’échange ouvre la voie à la formation d’une fédération des équipes et produit un sentiment essentiel de cohésion. De plus en plus d’entreprises commencent à mettre en œuvre des technologies de collaboration afin de faciliter la communication entre leurs travailleurs.

En 2014, trois quarts des responsables informatiques ont déclaré avoir instauré des outils de collaboration à l’échelle de l’entreprise ou des réseaux sociaux internes. Aujourd’hui, il devient non seulement nécessaire d’instaurer des outils, mais également d’avoir des salariés formés. Plusieurs organismes existent pour vous aider à former vos salariés à distance, par exemple, le site www.learnperfect.fr pourra vous accompagner dans des formations sharepoint.

Cependant, pour pouvoir utiliser un tel outil, il faut d’abord respecter certains protocoles. La première étape consiste à impliquer les employés dans le choix de l’application informatique utilisé. Les personnes qui utiliseront le produit à l’avenir sont celles qui sont les mieux placées pour choisir l’outil le plus approprié à leur travail. Il est beaucoup plus difficile de déployer un nouvel outil au hasard que d’en discuter en amont avec l’équipe, ainsi demander l’avis des premiers concernés permet de planifier la transition.

Pour une meilleure productivité

Les entreprises qui l’appliquent constatent une amélioration de 20 à 25 % de leur productivité globale. Lorsque les travailleurs utilisent les technologies collaboratives, cela leur donne une plus grande liberté pour prendre des décisions et les encourage à assumer davantage de responsabilités. Les employés qui utilisent régulièrement les technologies collaboratives ont plus de chances de faire preuve d’un plus grand potentiel créatif.

Pour la flexibilité et de la mobilité

L’accès à l’information est possible depuis n’importe quel endroit du globe grâce aux nombreux types de technologies de collaboration. Les applications mobiles ont permis aux acteurs de terrain de lire en temps réel les informations fournies par leurs partenaires. Grâce aux instruments dont ils disposent, ils sont en mesure de communiquer des informations de manière autonome.

Améliorez le suivi des projets

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un projet, il devient beaucoup plus difficile pour toutes les parties concernées de surveiller et de suivre l’évolution du projet. Les outils de collaboration peuvent simplifier considérablement le suivi de toutes ces tâches sur une seule plateforme.

Accédez à tout, où que vous soyez !

Vous aurez un accès rapide à votre agenda personnel ainsi qu’à celui de votre équipe, de même qu’à vos objectifs, communications et documents… En un mot, si votre organisation utilise une application collaborative, vous pouvez vous trouver à n’importe quel endroit tout en ayant un aperçu instantané des projets sur lesquels elle travaille.